Einleitung
Eine der wichtigen Hauptaufgaben von Brandschutzbeauftragten sind die Durchführung von regelmäßigen Begehungen. Um diese jedoch adäquat vornehmen zu können und nicht nur zum Beispiel nach wiederkehrenden Prüffristen auf Feuerlöschgeräten das Hauptaugenmerk zu lenken, werden in dem nachfolgenden Artikel die wesentlichen Grundpfeiler festgelegt, sodass der Brandschutzbeauftragte einen sogenannten roten Faden hat, nach dem er vorgehen kann.
Grundlagenermittlung
Bevor Sie als Brandschutzbeauftragte mit den ersten Begehungen starten und hochmotiviert alles (eventuell sogar ganz frisch) Erlernte direkt anwenden wollen, bedarf es einer gewissen Vorbereitung. Sie wollen doch nicht sofort vor den ersten Wänden Halt machen und sich fragen: „Ist das jetzt eigentlich eine Brandwand oder eine Trennwand? Und welche Feuerwiderstandsdauer haben diese Bauteile?“.
Wichtig ist hierbei die ganzen Grundlagen zu kennen und auch erstmal zu ermitteln. Diese sollten vorzugweise in einem oder mehreren Dokumenten verankert sein und im Idealfall auch noch gleich Rechtsverbindlichkeit aufweisen. Die Rede ist von den Baugenehmigungsunterlagen. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit als Brandschutzbeauftragte sind Sie im Endeffekt (ähnlich wie die Behörde oder die Erfüllungsgehilfen für diese bei der Durchführung von Brandverhütungsschauen) dafür verantwortlich, den genehmigten Zustand der baulichen Anlage(n) mit der tatsächlich vorhandenen Ist-Situation abzugleichen. Etwaige Feststellungen und/ oder Mängel werden festgehalten und dokumentiert. Sofern es sich um neuere Gebäude (ab den 2000er Jahren) handelt, könnten zusätzlich Brandschutznachweise oder Brandschutzkonzepte vorhanden sein, idealerweise mit entsprechenden Brandschutzplänen, aus denen auch für den Brandschutzbeauftragten relevante Aspekte ersichtlich sind.
Jetzt werden einige von Ihnen sicherlich folgende Fragen im Kopf haben:
- Wie soll ich als Brandschutzbeauftragter an die Baugenehmigung kommen?
- Wo ist das Brandschutzkonzept abgelegt und haben wir überhaupt so etwas?
- Das alles durchzuarbeiten kostet mich ja unzählige Stunden Arbeit?
Insbesondere bei dem letzten Punkt wird der ein oder andere nun merken, dass Brandschutz mal eben schnell nebenbei nicht funktioniert, respektive nur dann wenn das Ernennungsschreiben entsprechend mit ausreichend einkalkulierten Einsatzstunden beschrieben ist und derjenige dem Sie beratend und unterstützend im Brandschutz angegliedert sind hiervon auch Kenntnis hat, was genau hier im Bereich Ihrer Tätigkeit erbracht werden muss, um rechtssicher Begehungen durchführen zu können.
Was die Zugänglichkeit zu den Baugenehmigungen angeht, so kann ich Ihnen nur raten diese sich zur Verfügung stellen zulassen, sofern Sie nicht ohnehin schon bereits Zugang hierzu haben. Alternativ besteht immer die Möglichkeit über eine Anfrage bei der zuständigen Stelle (Behörde, Stadtarchiv, etc.) eine Bauakteneinsicht durchzuführen, oder durchführen zu lassen. Bitte beachten Sie: Hier können schnell mal mehrere Bauakten (Ordner) anfallen. Teilen Sie bitte Ihrem Unternehmer mit, dass es unerlässlich ist, die Baugenehmigungen zu kennen, um adäquat Ihre Tätigkeit ausführen zu können und in allen Belangen den Brandschutz betreffend, vor allem bei Feststellungen und/ oder Mängeln, fachlich diese bewerten zu können und auch gleich Maßnahmen empfehlen können. Diese Art „Grundlagenermittlung“ zum Eruieren des genehmigten Zustands der baulichen Anlage müssen Sie im Idealfall nur einmal machen, dann wissen Sie aber exakt was das bauordnungsrechtlich, genehmigte „Soll“ ist und können den Soll-Ist-Abgleich richtig durchführen. Sind wir ehrlich, alles andere ist nur Blindflug!
Zusätzlich sind natürlich auch weitergehende Anforderungen in Bezug auf den Brandschutz seitens etwaiger Auflagen/ Forderungen der Sachversicherer und/ oder weiterer Behörden, Kunden oder gar betriebsinterne Vorgaben zu berücksichtigen und zu kennen.
Sofort loslegen?
Nachdem Sie nun alle relevanten Informationen bzgl. der Genehmigungssituation kennen, könnten Sie doch hochmotiviert durchstarten und sofort loslegen!? Nicht ganz, denn wichtig ist ebenfalls das richtige Equipment, was Sie für Ihre Begehungen benötigen. Je nach Nutzung der Gebäude, die Sie begehen, können nachfolgende Arbeitsmittel durchaus sinnvoll sein:
Ø Taschenlampe (eventuell geeignet für EX-Bereiche)
Ø Zollstock und/ oder Entfernungsmesser
Ø Digitalkamera oder Diensthandy für eine Fotodokumentation
Ø Schreibmaterial (Digital oder in Papierform)
Ø Diktiergerät
Ø Checklisten
Ø Planunterlagen
Ø Generalhauptschlüssel
Sicherlich gibt es noch etliche Punkte mehr, hier stimmen Sie das benötigte und sinnvolle Equipment auf die jeweilige Begehungssituation ab. Ferner beachten Sie, dass Sie in Ihrer Tätigkeit als Brandschutzbeauftragter einen Anspruch auf geeignete Arbeitsmittel haben, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden müssen. Nur so können Sie ordentlich arbeiten. Grundsätzlich ist noch die persönliche Schutzausrüstung zu erwähnen, die je nach Gebäudenutzungen zwingend im Sinne des Arbeitsschutzes zu tragen ist. Hierzu können zählen:
Ø Sicherheitsschuhe (S1-3)
Ø Schutzbrille
Ø Warnweste/ Warnjacke
Ø Gehörschutz
Ø etc.
Dokumentation während der Begehung
Inwieweit Sie bei Ihren Begehungen auf die Dokumentation in klassischer Papierform zurückgreifen, mit Checklisten arbeiten, die Sie für die jeweiligen Gebäude abgestimmt/ erstellt haben oder digitale Softwareprogramme und Apps verwenden, bleibt am Ende des Tages Ihnen selbst überlassen. Wichtig ist nur eins: Eine adäquate Dokumentation und sinnvolle Erfassung aller Feststellungen und Mängel. Das vermeidlich „beste“ Programm nützt Ihnen nichts, wenn es sehr zeitintensiv im Handling ist. Die Kosten für solche Softwares und Programme spielen natürlich auch eine Rolle; meist handelt es sich um Jahres- und/ oder Einzelarbeitsplatzlizenzen. Umgekehrt kann es aber auch müßig sein, alles auf Papier aufzuschreiben, erst Recht in Bereichen, wo ein Klemmbrett mit Schreibmaterial und Papier vielleicht nicht gerade die Begehungssituation vereinfachen, sondern eher hinderlich sind. Frei nach dem Motto „Trial and Error“ sollten Sie das passende System für sich herausfiltern.
Stellt sich nur noch die Frage nach dem „Wie oft führen Sie Begehungen durch und was soll alles begangen und dokumentiert werden?“. An dieser Stelle antworte ich den Brandschutzbeauftragten in der Aus- und Fortbildung immer gerne folgendes:
Sie sollten alle Bereiche begehen; wie oft, müssen Sie anhand der Ist-Situation und Nutzung festlegen. Hier gibt es nicht die eine pauschale Antwort.
Eine brandschutztechnische Begehung im Rahmen der Brandschutzbeauftragten Tätigkeit in einem mehrgeschossigen Verwaltungsgebäude (z.B. Gebäudeklasse 5 + Grundflächen > 1.600 m² ungeregelter Sonderbau) kann einmal im Quartal sinnvoll sein. Oder aber im Gegenteil eine „Vollkatastrophe“ in Bezug auf den baulichen, anlagentechnischen und organisatorischen Brandschutz darstellen, sodass permanente und regelmäßig durchgeführte Nachkontrollen im Rahmen zeitnaher Folgebegehungen absolut erforderlich sind. Sie sehen also, die Begehungsintervalle sind in den meisten Fällen durchaus sehr individuell und müssen strukturiert durch Sie als Brandschutzbeauftragte festgelegt werden. Denn nur Sie haben in den allermeisten Fällen im Unternehmen das erforderliche, brandschutztechnische Grundwissen nachgewiesen.
Zugänglichkeit
Wichtig ist, dass Sie Zugänglichkeit zu allen Bereichen haben, um vollumfänglich dokumentieren zu können. Hierzu besteht die Möglichkeit selbst einen Generalhauptschlüssel (o.ä.) während der Begehung mit sich zu führen, oder aber es begleitet Sie jemand mit „Schlüsselgewalt“. Bitte beachten Sie auch hier, dass nur die Bereiche zu begehen sind, in denen Sie keiner direkten Gefahr ausgesetzt sind – als Beispiel können hier Trafostationen, spezielle Labore mit Gefahrstoffen, etc. angeführt werden. Ziehen Sie hierbei dafür ausgebildete Fachkräfte im Vorfeld zu Rate und/ oder führen die Begehungen dieser Bereiche gemeinsam mit diesen durch.
Faktor: Zeit
Unterschätzen Sie nicht die zeitliche Komponente bei Ihren Begehungen. Nur weil man ein Time Slot von 1,5 Stunden gerade nachmittags frei bekommen hat, heißt dies nicht, dass Sie auf Biegen und Brechen schnell mal eben noch einen Teil der Begehung durchführen können. Um Feststellungen und Mängel zu sehen, bedarf es einiger Übung und Zeit, genauso wie das saubere Dokumentieren vor Ort und anschließend die Nachbearbeitung am Schreibtisch. Besonders bei den ersten Begehungen ist Ihr Gehirn mit sehr vielen Dingen gleichzeitig beschäftigt und wechselt zwischen dem Abgleich des bauordnungsrechtlichen und versicherungstechnischen Soll und etwaigen Mängeln vor Ort, gemischt mit aktuellem Wissensstand zum Brandschutz hin und her.
Schwerpunkte setzen
Bei diesem Thema ist es wichtig im Vorfeld zu wissen, für welche Bereiche/ Gebäude/ Standorte Sie als Brandschutzbeauftragte zuständig sind. Eine entsprechende Beschreibung Ihrer Tätigkeiten und die dazugehörigen Gebäude sind in Ihrem Ernennungsschreiben aufzulisten. Nur so ist ganz klar festgelegt, was genau Sie alles in Ihre Brandschutzbegehungen mit einbeziehen müssen. In der Praxis hat es sich durchaus als pragmatisch erwiesen, dass bestimmte Schwerpunktthemen pro Begehung gesetzt werden können. Beispielsweise setzt man bei einer Begehung das Hauptaugenmerk auf den baulichen Brandschutz, ein anderes Mal steht der anlagentechnische, organisatorische oder abwehrende Brandschutz im Fokus. Auch hier gilt das „Trial and Error – Prinzip“. Wichtig ist nur, dass diese Schwerpunktthemen genauso auch kommuniziert (demjenigen, dem Sie beratend und unterstützend angegliedert sind) und dokumentiert werden.
Wie wird dokumentiert?
Spätestens bei diesem Thema sieht man immer wieder in der Praxis Brandschützer, die davon ausgehen, dass der Leser ihres Berichts exakt das gesehen hat, was er/sie fotografiert hat. Ergo: Fotos, die nicht nachvollziehbar das wiedergeben, was man eigentlich darstellen, respektive erfassen möchte. Auch eine adäquate Fotodokumentation will geübt werden. Stellen Sie sich dabei vor, ein völlig Fremder Ihres Unternehmens (Dritte) würden den Bericht zu lesen bekommen und müssten nachvollziehen, was genau die Feststellung/ der Mangelpunkt ist. Manchmal ist es nicht ausreichend nur ein Foto zu „schießen“, sondern mehrere. Üblicherweise wird hier ein Foto aus größerer Entfernung und ein Detailfoto des Mangelpunktes gemacht. Des weiteren ist eine kurze Beschreibung erforderlich, um dem geneigten Leser auch hierbei eine „Hilfestellung“ zu geben, sodass er das brandschutztechnische Thema, was Sie erfasst haben auch versteht. Es muss am Ende des Tages für Dritte nachvollziehbar sein. Eine weitere Frage, die sich oft stellt ist, ob nur Mängel dokumentiert werden, oder alle brandschutzrelevanten Bauteile, Anlagen und Organisatorisches. Die Antwort liegt klar auf der Hand: In den meisten Fällen werden diese Dokumentationen Personen vorgelegt, die Entscheidungen darüber treffen, ob, wann und mit welchem Budget diese Mängel beseitigt, bzw. instandgesetzt werden. Aus eigener, unternehmerischer Sicht kann ich Ihnen sagen, dass es hier ausschließlich darum geht zu wissen, was getan und wo eventuell investiert werden muss, damit der funktionierende „Normalzustand“ wieder hergestellt wird. Ausnahme bilden hier Dokumente wie zum Beispiel Schottkataster, bei denen alle Leitungsdurchführungen erfasst werden, um zu wissen, welche Schottsysteme im Bestand vorhanden sind für etwaige Nachbelegungen.
Berichterstellung
Um die vorangehende Aussage der Nachvollziehbarkeit für Dritte aufzugreifen, müssen Brandschutzbeauftragte eine Art „rechtssichere“ Dokumentation inklusive des Begehungsberichts erstellen. Dies sichert nicht nur Ihre Tätigkeit im Rahmen Ihrer Beauftragten Funktion analog der Aufgaben im Ernennungsschreiben, sondern auch für einen eventuellen Schadensfall. Die Art wie Sie Ihren Brandschutzbegehungsbericht schreiben spielt erstmal eine untergeordnete Rolle, denn auch hier greift die Devise: Für Dritte nachvollziehbar; und im Worst Case für den Staatsanwalt/ Richter und/ oder den Sachversicherer. Daher sollten Sie fachlich plausibel die Feststellungen/ Mängel beschreiben. Lange, unverständliche Texte in Prosa geschrieben sind genauso irreführend wie sogenanntes „Fachchinesisch“ was nicht mehr nachvollziehbar ist. Ob Sie in Fließtext schreiben oder tabellarisch, spielt auch hierbei keine signifikante Rolle, es muss jedoch mindestens übersichtlich gestaltet sein. Nachfolgendes hat sich in der Praxis bewährt:
1. Nummerierung des Mangelpunktes
2. Örtlichkeit
3. Beschreibung mit Bezugnahme auf „Soll-Ist“
4. Fotodokumentation
5. Maßnahmenbeschreibung
An wen diese Brandschutzbegehungsberichte geschickt werden, ist auch ein wesentlicher Punkt, der im Vorfeld definitiv geklärt werden sollte. Der Idealfall ist, dass diese demjenigen zugänglich gemacht werden, den Sie auch als Brandschutzbeauftragte in Sachen Brandschutz beraten und unterstützen sollen. Diese Person kann dann im Rahmen von Pflichtenübertragungen den Bericht an die entsprechenden und zuständigen Personen weiterleiten mit der Bitte um Umsetzung. Auch wenn diese Personen eventuell wieder auf Sie zukommen und in Ihren Brandschutzbeauftragten um Rat fragen zur Ausführung/ Beseitigung der Mängel, so haben Sie jedoch die Reihenfolge und Hierarchie in Ihrer Brandschutzorganisation eingehalten.
